Pareto Analysis is a simple technique for prioritizing possible changes by identifying the problems that will be resolved by making these changes. By using this approach, you can prioritize the individual changes that will most improve the situation.

Pareto analysis is a statistical technique in decision making that is used for selection of a limited number of tasks that produce significant overall effect. It uses the Pareto principle – the idea that by doing 20% of work, 80% of the advantage of doing the entire job can be generated. Or in terms of quality improvement, a large majority of problems (80%) are produced by a few key causes (20%). http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_analysis

The Pareto effect is named after Vilfredo Pareto, an economist and sociologist who lived from 1848 to 1923. Originally trained as an engineer he was a one time managing director of a group of coalmines. Later he took the chair of economics at Lausanne University, ultimately becoming a recluse. Mussolini made him a senator in 1922 but by his death in 1923 he was already at odds with the regime. Pareto was an elitist believing that the concept of the vital few and the trivial many extended to human beings

Pareto Analysis uses the Pareto Principle – also known as the "80/20 Rule" – which is the idea that 20% of causes generate 80% of results. With this tool, we're trying to find the 20% of work that will generate 80% of the results that doing all of the work would deliver

Note:

The figures 80 and 20 are illustrative – the Pareto Principle illustrates the lack of symmetry that often appears between work put in and results achieved. For example, 13% of work could generate 87% of returns. Or 70% of problems could be resolved by dealing with 30% of the causes

How to Use the Tool

Step 1: Identify and List Problems

Firstly, write a list of all of the problems that you need to resolve. Where possible, talk to clients and team members to get their input, and draw on surveys, helpdesk logs and suchlike, where these are available.

Step 2: Identify the Root Cause of Each Problem

For each problem, identify its fundamental cause. (Techniques such as Brainstorming, the 5 Whys, Cause and Effect Analysis, and Root Cause Analysis will help with this.)

Step 3: Score Problems

Now you need to score each problem. The scoring method you use depends on the sort of problem you're trying to solve.

For example, if you're trying to improve profits, you might score problems on the basis of how much they are costing you. Alternatively, if you're trying to improve customer satisfaction, you might score them on the basis of the number of complaints eliminated by solving the problem

Step 4: Group Problems Together By Root Cause

Next, group problems together by cause. For example, if three of your problems are caused by lack of staff, put these in the same group.

Step 5: Add up the Scores for Each Group

You can now add up the scores for each cause group. The group with the top score is your highest priority, and the group with the lowest score is your lowest priority.

Step 6: Take Action

Now you need to deal with the causes of your problems, dealing with your top-priority problem, or group of problems, first.

Keep in mind that low scoring problems may not even be worth bothering with - solving these problems may cost you more than the solutions are worth

Note:

While this approach is great for identifying the most important root cause to deal with, it doesn't take into account the cost of doing so. Where costs are significant, you'll need to use techniques such as Cost/Benefit Analysis, and use IRRs and NPVs to determine which changes you should implement

Key Points:

Pareto Analysis is a simple technique for prioritizing problem-solving work so that the first piece of work you do resolved the greatest number of problems. It's based on the Pareto Principle (also known as the 80/20 Rule) – the idea that 80% of problems may be caused by as few as 20% of causes.

To use Pareto Analysis, identify and list problems and their causes. Then score each problem and group them together by their cause. Then add up the score for each group. Finally, work on finding a solution to the cause of the problems in group with the highest score.

Pareto Analysis not only shows you the most important problem to solve, it also gives you a score showing how severe the problem is.

Terdapat berbagai macam jenis konflik, tergantung pada dasar yang digunakan untuk membuat klasifikasi. Ada yang membagi konflik atas dasar fungsinya, ada pembagian atas dasar pihak-pihak yang terlibat dalam konflik, dan sebagainya.

Konflik Dilihat dari Fungsi

Berdasarkan fungsinya, Robbins (1996:430) membagi konflik menjadi dua macam, yaitu: konflik fungsional (Functional Conflict) dan konflik disfungsional (Dysfunctional Conflict). Konflik fungsional adalah konflik yang mendukung pencapaian tujuan kelompok, dan memperbaiki kinerja kelompok, sedangkan konflik disfungsional adalah konflik yang merintangi pencapaian tujuan kelompok.

Menurut Robbins, batas yang menentukan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional sering tidak tegas (kabur). Suatu konflik mungkin fungsional bagi suatu kelompok, tetapi tidak fungsional bagi kelompok yang lain. Begitu pula, konflik dapat fungsional pada waktu tertentu, tetapi tidak fungsional di waktu yang lain. Kriteria yang membedakan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional adalah dampak konflik tersebut terhadap kinerja kelompok, bukan pada kinerja individu. Jika konflik tersebut dapat meningkatkan kinerja kelompok, walaupun kurang memuaskan bagi individu, maka konflik tersebut dikatakan fungsional. Demikian sebaliknya, jika konflik tersebut hanya memuaskan individu saja, tetapi menurunkan kinerja kelompok maka konflik tersebut disfungsional.

Konflik Dilihat dari Pihak yang Terlibat di Dalamnya

Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik, Stoner dan Freeman (1989:393) membagi konflik menjadi enam macam, yaitu:

1. Konflik dalam diri individu (conflict within the individual). Konflik ini terjadi jika seseorang harus memilih tujuan yang saling bertentangan, atau karena tuntutan tugas yang melebihi batas kemampuannya.

2. Konflik antar-individu (conflict among individuals). Terjadi karena perbedaan kepribadian (personality differences) antara individu yang satu dengan individu yang lain.

3. Konflik antara individu dan kelompok (conflict among individuals and groups). Terjadi jika individu gagal menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok tempat ia bekerja.

4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama (conflict among groups in the same organization). Konflik ini terjadi karena masing-masing kelompok memiliki tujuan yang berbeda dan masing-masing berupaya untuk mencapainya.

5. Konflik antar organisasi (conflict among organizations). Konflik ini terjadi jika tindakan yang dilakukan oleh organisasi menimbulkan dampak negatif bagi organisasi lainnya. Misalnya, dalam perebutan sumberdaya yang sama.

6. Konflik antar individu dalam organisasi yang berbeda (conflict among individuals in different organizations). Konflik ini terjadi sebagai akibat sikap atau perilaku dari anggota suatu organisasi yang berdampak negatif bagi anggota organisasi yang lain. Misalnya, seorang manajer public relations yang menyatakan keberatan atas pemberitaan yang dilansir seorang jurnalis.

Konflik Dilihat dari Posisi Seseorang dalam Struktur Organisasi

Winardi (1992:174) membagi konflik menjadi empat macam, dilihat dari posisi seseorang dalam struktur organisasi. Keempat jenis konflik tersebut adalah sebagai berikut:

1. Konflik vertikal, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan yang memiliki kedudukan yang tidak sama dalam organisasi. Misalnya, antara atasan dan bawahan.

2. Konflik horizontal, yaitu konflik yang terjandi antara mereka yang memiliki kedudukan yang sama atau setingkat dalam organisasi. Misalnya, konflik antar karyawan, atau antar departemen yang setingkat.

3. Konflik garis-staf, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan lini yang biasanya memegang posisi komando, dengan pejabat staf yang biasanya berfungsi sebagai penasehat dalam organisasi.

4. Konflik peran, yaitu konflik yang terjadi karena seseorang mengemban lebih dari satu peran yang saling bertentangan. Di samping klasifikasi tersebut di atas, ada juga klasifikasi lain, misalnya yang dikemukakan oleh Schermerhorn, et al. (1982), yang membagi konflik atas: substantive conflict, emotional conflict, constructive conflict, dan destructive conflict.

Agar organisasi dapat tampil efektif, maka individu dan kelompok yang saling tergantung itu harus menciptakan hubungan kerja yang saling mendukung satu sama lain, menuju pencapaian tujuan organisasi. Namun, sebagaimana dikatakan oleh Gibson, et al. (1997:437), selain dapat menciptakan kerjasama, hubungan saling tergantung dapat pula melahirkan konflik. Hal ini terjadi jika masing-masing komponen organisasi memiliki kepentingan atau tujuan sendiri-sendiri dan tidak saling bekerjasama satu sama lain.

Sebuah organisasi tidak akan berjalan dengan baik kalau didalamnya tidak ada pemimpin sebagai orang yang bertanggung jawab atas organisasi tersebut, dan pemimpin itu tidak akan maksimal dalam melaksanakan tugasnya tampa adanya bawahan (karyawan) yang selalu berintraksi dan membantunya. Adanya pemimpin dan bawahan (karyawan) tersebut adalah suatu bukti bahwa organisasi dan struktur saling berkaitan. Oleh karena itu, istilah struktur digunakan dalam artian yang mencakup: ukuran (organisasi), derajat spesialisasi yang diberikan kepada anggota kepada organisasi, kejelasan jurisdiksi (wilayah kerja), kecocokan antara tujuan anggota dengan tujuan organisasi, gaya kepemimpinan, dan sistem imbalan. Dan sebagai tolak ukur, dalam penelitian menunjukkan bahwa ukuran organisasi dan derajat spesialisasi merupakan variabel yang mendorong terjadinya konflik struktur. Makin besar organisasi, dan makin terspesialisasi kegiatannya, maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya konflik.

Jadi, konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidak sesuaian atau perbedaan antara dua pendapat (sudut pandang), baik itu terjadi dalam ukuran (organisasi), derajat spesialisasi yang diberikan kepada anggota keorganisasi, kejelasan jurisdiksi (wilayah kerja), kecocokan antara tujuan anggota dengan tujuan organisasi, gaya kepemimpinan, dan sistem imbalan yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat, baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif . Namun secara umum Konflik Hirarki (Sruktur) adalah konflik yang terjadi diberbagai tingkatan organisasi.

Konflik dapat menyebabkan orang memperhatikan bidang-bidang problem pada sebuah organisasi, dan hal tersebut dapat menyebabkan dicapainya tujuan orgnisatoris secara efektif. Akan tetapi, apabila suatu organisasi dengan kaku menolak adanya perubahan, maka situasi konflik yang terjadi, tidak akan reda. Tensi akan makin meningkat “suhunya” dan setiap dan konflik yang baru yang terjadi akan makin menceraiberaikan sub unit-sub unit organisasi yang bersangkutan.

Pada umumnya dapat dikatakan bahwa makin kaku struktur dan kultur organisasi yang bersangkutan, maka makin tidak menguntungkan konflik yang terjadi. Dan dalam sesuatu konflik, komunikasi antara sub unit-sub unit dapat menyusut, hingga dengan demikian masing-masing sub unit tidak dapat membuat keputusan-keputusan yang sehat.

Pengertian Konflik

Apa yang dimaksud dengan konflik ? Konflik bisa berarti macam-macam. Menurut Webster, konflik adalah fight, battle atau struggle. Konflik bisa juga berarti ketidaksepakatan. Selain itu konflik juga bermakna perbedaan kepentingan atau ketidaksesuaian antara pihak yang terlibat. Konflik terdiri dari 4 jenis, yaitu:

1. Intrapersonal conflict, yaitu konflik yang terjadi dalam diri sendiri. Konflik dapat berupa emosi maupun nilai-nilai dalam kehidupan. Misalnya ketika Anda bimbang dalam memiih antara berkata jujur atau berbohong.
2. Interpersonal conflict, yaitu konflik yang terjadi dengan orang lain. Misalnya dalam hubungan antara suami dan istri.
3. Intragroup conflict, yaitu konflik yang terjadi dalam suatu kelompok. Misalnya perbedaan pendapat yang terjadi dalam suatu grup /organisasi
4. Intergroup conflict, yaitu konflik yang terjadi antar kelompok. Misalnya antara manajemen dan serikat pekerja.

Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.

Tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.